Cómo recibir y gestionar pedidos con Pedify

Una de las mejores cosas de Pedify es que recibís los pedidos súper organizados por WhatsApp. En esta guía te mostramos exactamente cómo funciona el proceso desde que el cliente hace el pedido hasta que lo entregás.

Cómo funciona el proceso de pedidos en Pedify

El flujo es súper simple y está diseñado para que vos y el cliente tengan la mejor experiencia:

1. El cliente entra a tu tienda Pedify

2. Navega tus productos y agrega al carrito los que quiere

3. Completa sus datos (nombre, teléfono, dirección si es envío)

4. Hace click en "Enviar pedido por WhatsApp"

5. Se abre WhatsApp con un mensaje pre-armado con todo el detalle del pedido

6. El cliente envía el mensaje

7. Vos recibís el pedido en tu WhatsApp, súper organizado

Cómo llega el pedido a tu WhatsApp

Cuando un cliente hace un pedido, te llega un mensaje de WhatsApp con toda esta información:

Datos del cliente:- Nombre completo - Número de teléfono

Detalle del pedido:- Lista de productos con cantidades - Precio unitario de cada producto - Subtotal por producto

Totales:- Subtotal de productos - Costo de envío (si aplica) - Total final

Información de entrega:- Método elegido (envío a domicilio o retiro) - Dirección completa (si es envío) - Aclaraciones del cliente (si dejó alguna)

Todo llega en un mensaje claro y organizado, listo para que lo proceses.

Paso a paso: qué hacer cuando recibís un pedido

Paso 1: Confirmá el pedido inmediatamente

Apenas recibas el pedido, respondé confirmando que lo recibiste. Esto le da tranquilidad al cliente y demuestra profesionalismo.

Ejemplo de respuesta: "¡Hola [Nombre]! Recibí tu pedido 😊 Ya lo estoy procesando. Te confirmo en breve el total y los datos para el pago."

Paso 2: Verificá stock y disponibilidad

Revisá que tengas stock de todos los productos del pedido. Si algo no está disponible, avisale al cliente inmediatamente y ofrecele alternativas.

Ejemplo: "Tengo todo disponible excepto la remera negra en talle M. ¿Te sirve en talle L o preferís otro color?"

Paso 3: Confirmá el total y forma de pago

Confirmá el total del pedido (que ya viene calculado en el mensaje) y explicá las formas de pago disponibles.

Ejemplo: "El total de tu pedido es $25.000 (incluye envío). Podés pagar por: - Transferencia (10% OFF = $22.500) - Mercado Pago - Efectivo al recibir"

Paso 4: Enviá los datos de pago

Una vez que el cliente confirme cómo va a pagar, mandá los datos correspondientes:

Para transferencia:- CBU o Alias - Titular de la cuenta - Monto exacto

Para Mercado Pago:- Link de pago o tu alias

Pedile que te mande el comprobante cuando haga el pago.

Paso 5: Confirmá el pago recibido

Cuando recibas el pago, confirmalo inmediatamente: "¡Pago recibido! Ya estoy preparando tu pedido. Te aviso cuando esté listo para enviar/retirar."

Paso 6: Preparar y enviar/coordinar retiro

Si es envío:- Empacá el pedido - Coordiná el envío - Mandá el número de seguimiento al cliente - Avisá cuando esté en camino

Si es retiro:- Empacá el pedido - Coordiná día y horario de retiro - Confirmá la dirección donde puede retirar

Paso 7: Seguimiento post-venta

Una vez que el cliente reciba el pedido, mandá un mensaje para confirmar que todo llegó bien: "¿Llegó todo bien? ¡Espero que te guste! Cualquier cosa me avisás 😊"

Esto genera confianza y aumenta las chances de que vuelva a comprar.

Cómo organizar tus pedidos en WhatsApp

Usá etiquetas de WhatsApp Business

WhatsApp Business te permite etiquetar conversaciones. Creá etiquetas para organizar tus pedidos:

- 🆕 Pedido nuevo - ✅ Pedido confirmado - 💰 Pago recibido - 📦 En preparación - 🚚 Enviado - ✔️ Entregado - ❌ Cancelado

Así podés ver de un vistazo el estado de cada pedido.

Llevá un registro en una planilla

Además de WhatsApp, es buena idea llevar un registro en Google Sheets o Excel con:

- Fecha del pedido - Nombre del cliente - Productos - Total - Estado (pendiente, pagado, enviado, entregado) - Método de pago - Notas

Esto te ayuda a tener un panorama general de tus ventas y hacer seguimiento.

Respuestas rápidas para agilizar la gestión

WhatsApp Business te permite configurar respuestas rápidas para mensajes que mandás seguido. Acá te dejamos algunas útiles:

Confirmación de pedido recibido

"¡Hola! Recibí tu pedido 😊 Ya lo estoy procesando. En breve te confirmo disponibilidad y total."

Datos de transferencia

"Para pagar por transferencia: Alias: TUNEGOCIO CBU: 0000000000000000000000 Titular: Tu Nombre Monto: [MONTO] Mandame el comprobante cuando hagas la transferencia 😊"

Pago confirmado

"¡Pago recibido! ✅ Ya estoy preparando tu pedido. Te aviso cuando esté listo."

Pedido enviado

"¡Tu pedido ya está en camino! 📦 Número de seguimiento: [NÚMERO]. Estimado de entrega: [FECHA]"

Cómo manejar situaciones especiales

Cliente que no responde después de hacer el pedido

Esperá 24 horas y mandá un recordatorio amable: "Hola! Te recuerdo que tengo tu pedido reservado. ¿Seguís interesado? Necesito confirmación para mantener la reserva 😊"

Si no responde en 48 horas, liberá el stock.

Cliente que quiere cancelar después de pagar

Sé flexible y profesional. Ofrecé devolución del dinero o cambio por otros productos. La buena atención genera clientes fieles a largo plazo.

Producto llegó dañado o equivocado

Pedí disculpas, asumí la responsabilidad, y ofrecé solución inmediata: reenvío del producto correcto o devolución del dinero. No discutas ni pongas excusas.

Cliente quiere modificar el pedido

Si todavía no preparaste el pedido, no hay problema. Modificalo y confirmá el nuevo total. Si ya lo preparaste, explicá la situación y buscá una solución.

Consejos para gestionar pedidos eficientemente

Establecé horarios de atención

Configurá un mensaje automático en WhatsApp Business con tus horarios: "Gracias por escribir! Atiendo de lunes a viernes de 9 a 18hs. Te respondo a la brevedad 😊"

Respondé lo más rápido posible

La velocidad de respuesta es crítica. Idealmente, respondé en menos de 1 hora. Si no podés, configurá respuestas automáticas.

Sé claro con los tiempos

Siempre comunicá tiempos realistas. Es mejor decir "lo tenés en 3 días" y entregarlo en 2, que prometer 1 día y tardar 3.

Mantené al cliente informado

No dejes al cliente en la oscuridad. Avisá cuando recibiste el pago, cuando preparaste el pedido, cuando lo enviaste. La comunicación genera confianza.

Pedí feedback

Después de cada venta, preguntá cómo fue la experiencia. Esto te ayuda a mejorar y también genera testimonios que podés usar.

Errores comunes al gestionar pedidos

No confirmar el pedido inmediatamente

Si tardás horas en responder, el cliente puede pensar que no recibiste el pedido o que no te interesa. Respondé siempre lo antes posible.

No verificar stock antes de confirmar

Confirmá siempre que tenés stock antes de aceptar el pedido. Tener que cancelar después genera mala imagen.

No llevar registro de pedidos

Confiar solo en la memoria o en WhatsApp puede llevar a errores. Llevá un registro ordenado de todos tus pedidos.

No hacer seguimiento post-venta

El seguimiento post-venta es clave para fidelizar clientes. Un simple "¿Llegó todo bien?" puede generar una próxima venta.

Conclusión

Gestionar pedidos con Pedify es súper simple porque todo llega organizado a tu WhatsApp. Lo importante es tener un proceso claro, responder rápido, y mantener al cliente informado en cada paso.

Con buena organización (etiquetas de WhatsApp, planilla de seguimiento, respuestas rápidas), podés manejar decenas de pedidos por día sin volverte loco. Y lo mejor es que toda la comunicación queda en WhatsApp, que es donde tus clientes ya están.